Zaman yönetimi sorununda etkili çözüm

Çoklu görevleri yerine getirmenin bir zorunluluk halini aldığı günümüzde zaman yönetimi de hayatımızın olmazsa olmazlarından. Bunda başarılı olamayanların ise kendini sürekli bir şeyleri yetiştirememe halinde bulması şaşırtıcı değil. Günü verimli kullanmak için biraz kafa yormak ve harcanan verimsiz zamanı belirlemek, bu durumu aşmak için atılacak ilk adım. Kent Üniversitesi’nde kültür tarihi üzerine ders veren Anna Katharina Schaffner, Psychlogy Today internet sitesinde yayımlanan yazısında, daha az çalışmanıza, daha fazla yaşamanıza ve daha etkili olmanıza olanak tanıyan 80/20 ilkesini anlatıyor.

Yazının bazı bölümlerini aktarıyoruz.

“(…) Britanyalı danışman, yazar ve yatırımcı Richard Koch, 80/20 Kuralı: Daha Azla Daha Fazlasını Başarmak (The 80/20 Principle: Achieve More with Less) kitabında zaman yönetimi sorununa benzersiz bir bakış açısı sunuyor. Yaklaşımı tembelliğin, şansın, kabullenmenin veya vazgeçmenin yüceltilmesi değil. Bunun yerine akıllıca, aşırı odaklı ve daha az çaba gerektiren bir yaklaşım öneriyor. Önemli ölçüde daha akıllıca ve daha az çalışmamız gerektiğini öne sürüyor.

80/20 ilkesini biliyor olabilirsiniz. Pareto Yasası ve en az çaba ilkesi olarak da bilinir. İlke, son derece küçük bir çaba ve girdi oranının (%20) sonuçlarımızın %80’ine yol açtığını belirtir. Başka bir deyişle, girdi ve sonuçların oldukça dengesiz bir dağılımı vardır. Bu ilke aynı zamanda çabalarımızın, zamanımızın ve kaynaklarımızın büyük çoğunluğunun tamamen boşa harcandığını da ima eder. Doğal olarak çabalarımızın çoğunun çıktılarımızın çoğuyla sonuçlandığını varsaysak da bu bir yanılgıdır.

80/20 ilkesi İtalyan iktisatçı Vilfredo Pareto’nun (1848–1923) araştırmasına dayanıyor. Pareto, 19. yüzyıl İngiltere’sindeki zenginlik ve gelir dağılımı kalıplarını inceledi. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, bunların son derece dengesiz olduğunu buldu; yani servetin %80’i nüfusun %20’sinin elindeydi. Ancak Pareto, servetin sadece dengesiz olduğunu değil aynı zamanda öngörülebilir bir şekilde dengesiz olduğunu da tespit etti.

80/20 ilkesi işletmeler ve genel olarak ekonomiler için de geçerlidir. Örneğin, bir şirket gelirinin %80’inin ürünlerinin %20’sinden, müşterilerinin %20’sinden veya belirli faaliyetlerin %20’sinden kaynaklandığını biliyorsa, kaynakların ve enerjinin çoğunu bu en önemli yüzde 20’ye odaklamak akıllıca olacaktır. Aslında, ‘girişimcilik’ terimi tam da bunu ifade ediyor. Terim, Fransız iktisatçı Jean-Baptiste Say tarafından 1800 civarında ortaya atıldı. Say, girişimciyi, ‘Ekonomik kaynakları daha düşük üretkenlik alanından daha yüksek üretkenlik ve getiri alanına kaydıran’ olarak kişi olarak tanımlamıştı.

İlkeyi hayatımızda nasıl uygulayabiliriz?

80/20 ilkesi özel yaşamlarımızda da geçerlidir; çalışma alışkanlıklarımız, zaman yönetimimiz, ilişkilerimiz ve genel olarak gelişmemiz açısından faydalı olabilir. Psikolojik açıdan, faaliyetlerimizin kabaca %20’sinin mutluluğumuzun %80’iyle sonuçlandığını da görebiliriz. Bu, yakın arkadaşlarınızla veya ailenizle geçirilen zaman, doğada geçirilen zaman veya belirli aktiviteler yapmak olabilir. Özel hayatlarımızda da büyük sonuçlar doğuran küçük girdileri arayabiliriz. Zamanımızı nasıl geçireceğimiz ve kiminle geçireceğimiz konusunda çok daha seçici olmanın faydasını görebiliriz. (…)

Amacımız, körü körüne kendimizi optimize etmek ve ne pahasına olursa olsun çıktımızı ve etkinliğimizi en üst düzeye çıkarmak değil, bizim için gerçekten neyin önemli olduğunu anlamak ve enerjimizi buna odaklamak olmalıdır. Etkinliğimizi artırsak bile asıl önemli olan, etkinliğimizi nasıl kullandığımızdır. (…)

Çoğumuz sanki günün yeterli saati yokmuş gibi zamanımızın kısıtlı olduğunu hissederiz. Yapılacaklar listemizde her zaman çok fazla şey olduğunu ve gün içinde bunları tamamlamak için zamanın yetmediğini düşünürüz. Koch bunun tam tersini savunuyor: Zamanın içindeyiz ve onu müsrifçe kullanıyoruz. Gereğinden fazla zamanımız var. Asıl sorunumuz onu iyi kullanamamamız.

Önemli %20’yi belirlemek

Koch, tüm düşük değerli faaliyetleri radikal bir şekilde ortadan kaldırmamız gerektiğini öne sürüyor. Hangi alanda olursa olsun faaliyetlerimizin önemli olan %20’sini belirleyebilirsek, buna odaklanabilir ve verimsiz faaliyetlerin %80’ini bir kenara bırakabiliriz.

Sonuç olarak, birdenbire çok daha fazla boş zamanımız ve düşünme vaktimiz olacaktır: ‘En üstteki yüzde 20’lik faaliyetlerimize ayırdığımız zamanı ikiye katlarsak, haftada iki gün çalışabilir ve şu ana göre yüzde 60 daha fazla başarı elde edebiliriz.’”

Yazar, böyle bir yaklaşımın bir başka avantajının da, daha az hareket etmemizin daha çok düşünmemize olanak tanıyacağını belirtiyor: “En değerli yaratıcı fikirler, aşırı meşgul veya stresli olmadığımızda, daha sakin, daha anlayışlı bir zihin durumunda ortaya çıkar.

Bu teorideki sorunlu alan ne?

Ancak Koch’un teorisindeki sorun şu: Çoğumuz zamanımızın efendileri değiliz. Çocuklarımız, eşlerimiz, bakmakla yükümlü olduğumuz kişiler ve ödememiz gereken ipotekler olabilir; yapılacaklar listemizi dikte eden ve bizi zamanımızı verimsiz şekillerde harcamaya zorlayan başka kişi veya kurumlar için çalışıyor olabiliriz. Ayrıca ekip çalışmasında sürekli diğer insanların girdilerine bağımlı olabiliriz.

Dolayısıyla 80/20 ilkesine daha gerçekçi bakmanın yolu, onu kendi kontrol çevremizde uygulamaya çalışmak olacaktır. Bu, neyi kontrol edip neyi kontrol edemeyeceğimiz konusunda çok dikkatli olmak ve ardından enerjimizi ilkine odaklamak anlamına gelir. Daha sonra bu ilkeyi kontrol çemberimizde yer alan faaliyetlere uygulayabiliriz.

Kendine gerçekçi bir bakış

Kontrol edebildiğimiz çalışma alışkanlıklarına ve görev odağına daha yakından baktığımızda kendimize şu soruyu sorabiliriz:

– Sıradan bir iş gününde zamanımı nasıl geçiriyorum?

Bir pasta grafik çizin ve bu alıştırmadan edindiğiniz bilgileri görselleştirmek için her faaliyete yüzde puanı verin. Örneğin, zamanınızın %20’sini e-posta göndererek, %30’unu toplantılara katılarak, %10’unu teklif yazarak, %20’sini yeni işleri araştırarak ve %20’sini internette gezinerek geçiriyor olabilirsiniz. Veya günlerinizin %50’sini seyahat ederek, %30’unu müşteri toplantılarında ve %20’sini yöneticiyle geçiriyorsunuzdur. Ya da gününüzün %20’si yazarak, %20’si koçluk yaparak, %40’ı düşüncelere dalarak ve internette kaybolarak ve %20’si bu gerçek hakkında suçluluk hissederek ve bunu yapmamanın yollarını araştırarak (benim gibi) geçiyordur.

Şimdi, kendinize şu soruları sorun:

– İş faaliyetlerimden hangisi en önemli? Başarılara götüren %20 nedir ve onları nasıl tanımlayabilirim?

– Gerçekten önemli olan faaliyetlere nasıl daha fazla zaman ayırabilirim?

– Üretken olmayan faaliyetlerden hangilerini en aza indirebilirim? Gelecekte hangi faaliyetlere hayır diyebilirim?

Tabii ki söylemek yapmaktan kolaydır. En temel düzeyde, kontrol edebildiğimiz çalışma alışkanlıklarının 80/20 analizi, öncelikler konusunda net bir anlayış ve neyin önemli olup olmadığına dair bilgi sağlayarak bizim için bir pusula işlevi görebilir. Dahası, anlamsız meşguliyetlere hayır demek son derece özgürleştirici olabilir. (…)

Son fakat önemli bir nokta: 80/20 ilkesini görevlerimize uygulayarak tasarruf ettiğimiz zaman, yeniden işe yatırılmamalıdır. Burada amaç, tam olarak daha az ama daha akıllı çalışmaktır. Önemli olan mola vermek, rahatlamak, düşünmek, sadece var olmak, başkalarıyla bağlantı kurmak ve daha besleyici, enerji verici, ruhu dinlendirici, yani bizi canlı hissettiren ve derin amacımıza bağlı kılan her şeyi yapmak için kendimizi serbest bırakmaktır.”

Bu yazı ilk kez 22 Aralık 2023’te  Fikirturu.com sitesinde (https://fikirturu.com/insan/zaman-yonetimi-sorununda-etkili-cozum-80-20/)yayımlanmıştır.

Anna Katharina Schaffner’ın Psychology Today internet sitesinde yayımlanan “Work Less, Live More, and Be More Effective” başlıklı yazısından öne çıkan bazı bölümler Nevra Yaraç tarafından çevrilmiş ve editoryal katkısıyla yayına hazırlanmıştır. Yazının orijinaline ve tamamına aşağıdaki linkten erişebilirsiniz: https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-art-of-self-improvement/202312/work-less-live-more-and-be-more-effective