ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ
Dr. Ceyhun Demirkollu
Zaman
Zaman yenilenmesi, depolanması, durdurulması, satın alınması imkânsız bir kaynaktır[1]. Asıl olan zamanın içinde hızlı hareket ederek hata yapmak değil, zamanı etkili ve verimli planlayarak kontrolü arttırmaktır. Bu da “zaman yönetimi” olgusunu doğurmuştur.
Hızla akan zaman, günümüzde iş ve kişisel yaşantımızda baskı unsuru olarak kendini hissettirmektedir.
Zaman Yönetimi
Bilindiği kadarıyla zaman yönetimi, ilk defa Danimarka’da yöneticilerin “iş analizi düzenleme eğitimi” amacıyla oluşturulmuştur[2]. Ardından Dünya’da gelişip yayılmıştır. Zaman yönetimi gün içerisinde önceliklerin belirlenmesiyle, zamanın ayrıntılı planlanıp, zamanı çalan, oyalayan, tuzak kuran gereksiz olayların-kişilerin -büro ve ev düzeninin yeniden ele alınmasıdır.
Zaman yönetimi kesintisiz sürdürülen daimi bir faaliyettir. İş hayatındaki akış zamanının verimli yönetilmesi aynı zamanda iş hayatına, ailemize ve kendimize de yarar sağlayacaktır. Bu gelişimin ödülü kaliteli “yaşam yönetimi” olarak bize yansıyacaktır.
Zaman yönetimi günlük/haftalık/aylık/yıllık/yaşam boyu iş, eş, ev, oto ya da ulaşım, iletişim, yerleşim, yatırım gibi temel hedeflerimizin basit bir x,y cetvelinde önceliklendirilmesi olarak somutlaştırılabilir.
Etkili Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Etkili bir zaman yönetimi için prensipli olmak, planlı biri olmak, öncelikleri belirlemek, hayır diyebilmek, vazgeçmemek, masa-dolapların-çalışma ortamının sürekli düzenli olması, gereksiz ziyaretçilerden kurtulmak, iletişim araçlarının etkin kullanımı, uyumlu çalışma arkadaşları ve yılmamak en önemli etkenlerdir.
Bertrand Russel “Aylaklığa Övgü” isimli kitabında; akıllı insanların tüm gün boyu yapılacak işleri 1-2 saate sığdırabilip boş vakit yaratabilmesinden bahsetmektedir. Yetenekli insanlar bir çalışma işgününün %20 lik diliminde yüksek fark yaratmaktadırlar. Bu yüzden akıp giden zamanı lehimize çevirmemiz olasıdır.
Zamanı Etkin Kullananların Ortak Özellikleri
Zamanı verimli kullanan insanlar; Öncelik belirleyip, sıralamaya koyarak, süratle karar alabilmekte, zihinlerinde boş-dolu günleri hep belli olmakta, iletişim araçlarını verimli kullanmakta ve not tutmaktadırlar. Onlar tertipli ve düzenli, yeterli arşiv tutan, insanlara görev analizi dağıtabilen, “sürekli kaizen” etkinliğini özümseyen kişilerdir.
Zamanı etkin kullanmak için; zamanlarını adeta bir kale gibi savunurlar. Gerekirse kendilerini izole ederler. Hedeflerini daima sonuç odaklı olmak üzere küçük düzeltmelere tabi tutarak uyumlu davranışlar sergilerler. İşkolik değildirler. Hayır demeyi bilirler. Az toplantı bol iş yapmayı hedeflerler. Rutinden kaçarlar. Gereksiz bürokrasi ve kırtasiyeden kaçarlar. Öncelik belirlemede çok etkindirler. Gerekirse yetki devredebilirler. Telaşlı değildirler. Bazen de işleri “kendi haline bırakma” yöntemiyle akışı gözlerler. Bireysel gelişimlerini sürekli üst düzeye taşırlar.
Ayrıca maymun iştahlı değildirler. İş yerinde kahvaltı yapmazlar. Uzun çay-kahve, sigara, sohbet molası vermezler. Öğle tatilini uzatmazlar. İşi zamana yaymazlar. Toplantı insicamını bozmazlar. Dedikodu yapmazlar. Servis maksadıyla işi erken bırakmazlar. Televizyon izlemede seçicidirler. İnternet bağımlısı değildirler. Ancak araştırmacı ve bilgilidirler.
En önemlisi zamanı etkin kullananların özünde, yeteneklerinin farkında olmaları ve hedeflerini buna göre seçebilme özellikleri yatmaktadır. Denilebilir ki bu kişiler kendilerini iyi tanımaktadırlar.
Zaman Yönetimin Faydaları
İş ve kişisel yaşantımızda zamanı etkin kullanarak kariyer planlaması için kendimize bolca vakit yaratabiliriz. Ailemize daha fazla zaman ayırabiliriz. Kitap okumak, iletişim, tatil yapma, hobiler ve sosyal faaliyet için fırsat oluşturabiliriz. Kendini gerçekleştirebilen insanın başkalarına katkı için olgunlaşması büyük bir kazanımdır.
Sonuç
Zamana ve yaşama hâkim olmak için; kişisel yaşam ve iş yaşamımızda (kapasitemize göre) önceliklerimizi belirlemeliyiz. Daha sonra etkin/öncelikli bir düzenleme ile bu hedefleri bıkmadan ve yılmadan kovalamalıyız. Bunu da çok akılcı bir şekilde yapmalıyız. Çünkü yetersiz olan zaman değil onun verimsiz ve düşük kapasiteli kullanılmasıdır. Şüphesiz bu çaba kesintisiz iyileşme ve gelişme sürecinin sürdürülebilir kılınması ile mümkün olabilmektedir.
Aslında farkında olmadan zaman yönetimini zaten bir şekilde uygulamaktayız. Burada söz konusu olan tüm bu sürecin yeniden gözden geçirilmesi ve akılcı şekilde sıralanıp kontrol ve izlenmesinin yapılmasıdır.
Önder Atatürk’ün dediği gibi; “Çalışmadan, öğrenmeden, yorulmadan rahat yaşamanın yollarını aramayı alışkanlık haline getirmiş milletler; evvela haysiyetlerini, sonra özgürlüklerini ve daha sonra da istikballerini kaybetmeye mahkûmdurlar”.
Dr. Ceyhun Demirkollu
|